Każdy z przedsiębiorców stara się redukować koszty prowadzenia firmy. Sposobów jest kilka. Zmiana dostawcy energii elektrycznej, wymiana samochodów na bardziej oszczędne lub zrezygnowanie z biura rachunkowego na rzecz księgowości internetowej. Zajmiemy się tym ostatnim sposobem, który w każdej firmie może oznaczać duże zyski, a także przyspieszenie procesu gromadzenia dokumentacji księgowej. Jedną z rzeczy, którą będzie się wyróżniała księgowość internetowa jest zautomatyzowanie procesu obliczeń i obiegu dokumentów. Nie ma konieczności zawożenia lub wysyłania dokumentów w formie papierowej. Każdy z dokumentów jest przesyłany do centrali firmy w postaci zeskanowanej, za pomocą bezpiecznego i szyfrowanego łącza. Biura księgowe online najczęściej pracują całą dobę, ale to zależy od ilości klientów oraz miejsc, w których prowadzą działalność. Tak czy inaczej wysyłka dokumentów drogą elektroniczną jest znacznie tańsza i szybsza niż klasyczne sposoby wysyłania dokumentacji. Eliminujemy również ryzyko zaginięcia lub zniszczenia dokumentów. Jak w każdej rzeczy, która może zapewnić nam wysokie oszczędności, będzie nas interesowała wiadomość na temat tego, ile można zachować w swoim portfelu. Miesięczny abonament za pomoc księgową online wynosi w większości przypadków ok 100 złotych. Jednakże wartość ta może ulec zmianie w zależności od wybranego przez nas pakietu. Jeśli na przykład zamówiłeś pakiet z rozszerzoną obsługą, zawierającą dostęp do pomocy finansowej cała dobę, twój abonament może być wyższy. Ostateczną ofertę cenową otrzymasz po osobistym skontaktowaniu się z przedstawicielem wybranej firmy księgowej. Mówiąc o oszczędnościach, należy poruszyć bardzo ważny temat archiwizowania dokumentów. Pomimo tego, że wysyłasz skany swojej dokumentacji, to na tobie spoczywa obowiązek zapewnienia bezpieczeństwo oryginałom dokumentów. Ich archiwizowanie powinno trwać minimum 5 lat. Musisz więc się zastanowić, czy to że zaoszczędzisz na obsłudze finansowej, nie odbije się podwyższeniem kosztów zapewnienia dodatkowego pomieszczenia, w którym dokumenty będą przechowywane. Ten problem nie istnieje, jeśli mieszkasz w domu lub dużym mieszkaniu.
